Antragsprozesse 

Flexible digitale Workflows für alle Arten interner Service- und Verwaltungsanträge. 


APTE-NG digitalisiert alltägliche Antragsprozesse Ihrer Institution. Von der Einreichung über die fachliche Prüfung bis hin zur endgültigen Freigabe.

Mit flexiblen Formularen, klaren Workflows, automatisierten Fristen und vollständiger Transparenz. 

Digitale Antragsprozesse einfach abbilden 

Wir digitalisieren interne Antragsverfahren jeder Art. Von einfachen Formularabläufen bis hin zu komplexen Genehmigungsketten. Dank modularer Formulare, klarer Workflows und automatisierter Kommunikation werden Anträge strukturiert, nachvollziehbar und effizient bearbeitet.

Individuell konfigurierbar für jede Organisation 

Mit APTE-NG erstellen Fachbereiche ihre Antragsformulare selbst, definieren Berechtigungen, Abhängigkeiten, Bearbeitungsschritte und Eskalationen. So lassen sich unterschiedlichste interne Prozesse ohne Programmieraufwand digital abbilden. Einheitlich, revisionssicher und vollständig DSGVO-konform.

Unsere Leistungen für Antragsprozesse


Digitale 
Formulare

Passgenaue Formulare für Urlaubsanträge, Dienstreisen, Anschaffungsanträge, Mittelabrufe und viele weitere Prozesse - ohne Programmierung und vollständig im Corporate Design.

Automatisierte Workflows

Abbildung von Freigabeketten, Delegationen, Prüfschritten und Eskalationen. Der Workflow führt Antragstellende, Prüfer und Genehmigende transparent durch alle Schritte.

Kommunikation & Dokumente

Automatische Statusmeldungen, individuelle E-Mails, sichere Nachrichten und generierte PDF-Dokumente. Jede Entscheidung ist dokumentiert und jederzeit abrufbar, auch für interne Prüfungen.

Reporting &
Steuerung

Auswertungen zu Bearbeitungszeiten, Volumen, Zuständigkeiten und Engpässen. Filter, Dashboards und Exporte (PDF, XLSX, CSV) unterstützen operative Steuerung und strategische Planung.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Unsere Plattform bildet eine Vielzahl interner Verwaltungs- und Serviceprozesse vollständig digital ab. Alle Abläufe folgen klaren Workflows, sind transparent dokumentiert und ermöglichen ein effizientes Zusammenspiel zwischen allen Beteiligten.


Interne Genehmigungs- und Verwaltungsprozesse

Für wiederkehrende interne Vorgänge lassen sich individuelle Online-Formulare, Workflows, Fristen und Berechtigungskonzepte definieren. Beispiele:

  • Urlaubsanträge inkl. Stellvertretungs- und Freigabeprozessen
  • Reisekostenanträge & Dienstreisegenehmigungen mit automatischer Weiterleitung an Verwaltung, RZ oder Drittmittelstellen
  • Diensthandy-, Hardware- und Software-Anträge (Equipment Requests)
  • Beschaffungs- und Bestellprozesse inkl. Budgetprüfung
  • Raum-, Veranstaltungs- oder Ressourcenzuteilungen

Digitale Freigaben, automatisierte Informationen und einheitliche Formulare erhöhen Transparenz und verkürzen Bearbeitungszeiten.


Serviceprozesse für Mitarbeitende und Studierende

Wiederkehrende Standardprozesse werden mit responsiven Formularen, klaren Rollen und integrierten Checklisten zentral abgebildet. Beispiele:

  • Anträge auf Bescheinigungen, Zertifikate oder Leistungsnachweise
  • Studierenden- oder Mitarbeiterservices (Umzüge, Technikmeldungen, Ausstattungswünsche)
  • Melde- und Änderungsprozesse (Kontoverbindung, Adresse, Status, Namensänderungen)
  • Anträge für Zugriffsrechte (IT-, System- oder Raumzugang)

Alle Anträge fließen strukturiert in die Workflows ein und sind jederzeit revisionssicher nachvollziehbar.


Strukturierte Prüf- und Bewertungsprozesse

Für komplexere Verfahren können Kriterien, Scorings oder Prüfregeln integriert werden:

  • Automatische Plausi-Prüfungen (Wenn/Dann, Pflichtfelder, Abhängigkeiten)
  • Mehrstufige Bewertungs- und Gutachterprozesse
  • Transparente Fristenüberwachung
  • Erzeugung automatisierter Schreiben (Genehmigung, Rückmeldung, Nachforderung)

Dies sorgt für rechtssichere, einheitliche und nachvollziehbare Entscheidungen.


Reporting, Monitoring & Steuerung

Alle Antragsdaten können statistisch ausgewertet werden:

  • Bearbeitungszeiten & Prozessengpässe
  • Genehmigungsquoten & Statusübersichten
  • Nutzung, Fallzahlen & Workload-Monitoring
  • Exporte als PDF, XLSX oder CSV

So entsteht eine belastbare Grundlage für Entscheidungen, Ressourceneinsatz und Prozessoptimierung.


Ihr Mehrwert

  • Effizienzgewinn durch automatisierte Bearbeitungswege
  • Transparenz über Status, Bearbeitende und Fristen
  • Flexibilität durch individuell anpassbare Formulare & Workflows
  • Rechtssicherheit & DSGVO-Konformität durch standardisierte, dokumentierte Abläufe
  • Hohe Nutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende, Studierende und Verwaltung

Kontakt aufnehmen 

Sie möchten Ihre Antragsprozesse digital neu aufstellen?

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit APTE-NG vom ersten Online-Formular bis zur Entscheidung einen durchgängig digitalen Prozess aufbauen - transparent, revisionssicher und effizient.

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